Máy chấm công vân tay Ronald Jack 5000 AID

Phần mềm dùng cho Máy chấm công vân tay đóng vai trò quan trong trong hệ thống chấm công của doanh nghiệp. Tất cả các yêu cầu về phép toán và các quy định, bảng biểu, các báo cáo của người quản lý đều được phần mềm xử lý và đưa ra kết quả cuối cùng cho người dùng, đảm bảo sự tiện ích, khoa học và phù hợp nhất cho các doanh nghiệp. Các chức năng chính của phần mềm như sau:

I. Chức năng phân quyền truy cập.

1. Quyền quản trị admin.
Những người được phân quyền admin được phép truy cập vào hệ thống phần mềm và có quyền điều chỉnh một số quy định của công ty trong hệ thống phần mềm. ( Thêm mới nhân viên, xoá danh sách nhân viên, thay đổi giờ làm việc……)

2. Quyền USER.
Những người được phân quyền này được phép truy cập vào hệ thống phần mềm để theo dõi các thông tin của nhân viên, không được phép chỉnh sửa hay thay đổi dữ liệu trong phần mềm. Việc phân quyền user do quyền admin cung cấp.

II. Quản lý nhân sự:

Việc quản lý hồ sơ nhân viên bằng phần mềm quản lý đã giúp công ty quản lý hồ sơ nhân viên một cách tiên tiến, hiện đại, nâng cao hiệu quả làm việc của cán bộ phụ trách nhân sự, tạo điều kiện khắc phục dần các thủ tục bất tiện của việc quản lý trên giấy tờ. Đồng thời thay thế các tủ hồ sơ bằng các kho dữ liệu điện tử đáp ứng việc tra cứu hồ sơ một cách nhanh chóng.

1.Cập nhật các thông tin nhân viên:
Tất cả các thông tin của nhân viên được cập nhật vào phần mềm gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ chỗ ở,  ngày vào làm việc, thời gian thử việc và thời gian chính thức làm việc, trình độ kiến thức, ngày nâng bậc lương..và các mối liên hệ cá nhân như vợ chồng, con cái…để cho việc quản lý một cách dễ dàng và cung cấp các thông tin cho hệ thống chấm công.

2.Quản lý các phòng ban:
Các phòng ban được quản lý theo sơ đồ hình cây. Điều này giúp cho người sử dụng truy cập vào các phòng ban một cách nhanh chóng.

3.Chức năng tìm kiếm:
Trong quá trình quản lý nhân sự, việc tìm kiếm một hay một số thông tin của nhân viên trong một thời điểm bất kỳ là rất cần thiết cho người quản lý nhân sự.

Các thông tin đó có thể kết xuất ra các chương trình khác theo yêu cầu của người sử dụng như Microsoft Excel

III. Chấm công:

Mục đích chấm công tự động ứng dụng công nghệ vân tay hoặc thẻ nhằm đảm bảo sự công bằng của người lao động, nâng cao ý thức, trách nhiệm của người lao động và tạo nên tính chuyên nghiệp. Toàn bộ dữ liệu chấm công được lưu trữ trên máy tính, do đó người quản lý theo dõi được dễ dàng quá trình làm việc của nhân viên, nhanh chóng đưa ra được những báo cáo về ngày công, giờ làm thêm, ngày nghỉ, … của nhân viên.

Phần chấm công bao gồm các chức năng chính sau:

1. Quản lý ca làm việc:

1.1. Đăng ký ca làm việc:
Việc đăng ký ca làm việc cho nhân viên giúp cho người sử dụng quản lý được thời gian làm việc của những ca khác nhau có thời gian làm việc khác nhau. Người sử dụng hoàn toàn kiểm soát được nhân viên làm việc trong từng ca khác nhau

1.2. Định nghĩa  thời gian làm việc:
Với chức năng này, phần mềm cho phép định nghĩa thời gian làm việc cho từng ca khác nhau theo từng thời gian tuỳ chọn. Mỗi bộ phận hoặc một phòng ban khác nhau có thể định nghĩa một thời gian làm việc khác nhau, thời gian áp dụng khác nhau. Việc thay đổi chính sách về thời gian như giờ vào, giờ ra, nghỉ giữa ca, giờ làm việc vào các ngày cuối tuần, ngưỡng tính đi muộn, về sớm… rất linh hoạt, dễ sử dụng

1.3. Đăng ký đổi ca làm việc.
Trong quá trình sản xuất, tuỳ thuộc vào yêu cầu công việc mà nhân viêc có thể chuyển từ bộ phần này sang bộ phận khác hoặc từ ca này sang ca khác. Để đảm bảo cho việc quản lý thời gian làm việc của những sự thay đổi trên một cách chính xác, người quản lý sẽ đăng ký đổi ca làm việc cho những nhân viên đổi ca trong phần quản lý đổi ca làm việc.

2. Quản lý thời gian làm thêm của nhân viên:

Để quản lý thời gian làm thêm của nhân viên được phân công mà không ảnh hưởng đến thời gian quẹt thẻ của những người khác (những người về muộn nhưng không làm thêm giờ) người quản lý sử dụng chức năng đăng ký làm thêm giờ để xác định thời gian làm thêm của nhân viên. Hệ thống chỉ ghi nhận những người được đăng ký làm thêm mới tính thời gian làm thêm.

3. Quản lý thời gian ra vào giữa giờ của nhân viên

Trong quá trình làm việc, thường nhân viên rất có nhiều việc phải ra ngoài giữa giờ. Việc quản lý thời gian ra ngoài rất khó khăn vì phần mềm không thể biết được người ra ngoài có việc hay không có việc nếu không thiết lập được các điều kiện cho phần mềm xử lý. Để khắc phục vấn đề đó chúng tôi đề nghị việc quản lý thời gian ra ngoài giữa giờ bằng cách đăng ký vào hệ thống .

4. Quản lý ngày nghỉ của nhân viên:

Đây là chức năng giúp cho người quản lý kiểm soát được ngày nghi của cán bộ nhân viên trong công ty. Tất cả những nhân viên nghỉ việc đều được quản lý và hệ thống tự động tính ngày công theo quy định của công ty.

IV. Các báo cáo

1. Báo cáo nhân viên đi làm từng ngày

Thể hiện thông tin về nhân viên đi làm trong ngày, nhân viên nghỉ việc trong ngày (lý do nghỉ).

2. Báo cáo giờ vào ra chi tiết

Báo cáo này thể hiện chi tiết giờ vào ra của nhân viên.

3. Báo cáo nhân viên đi muộn, về sớm

Thể hiện thông tin về số phút đi muộn/về sớm từng ngày, tổng hợp số lần và tổng thời gian đi muộn/về sớm trong tháng cho từng nhân viên

4. Báo cáo chấm công tháng

Thể hiện thời gian làm việc trong từng ngày, tổng hợp tổng số ngày làm việc, tổng số ngày nghỉ có lương, ngày nghỉ không lương, tổng số giờ làm thêm, tổng số giờ làm chủ nhật, ngày lễ của từng nhân viên

5. Báo cáo nhân viên mới theo từng tháng

6. Báo cáo nhân viên thôi việc theo từng tháng

7. Báo cáo tình hình nghỉ phép trong tháng, trong năm

8. Các báo cáo khác theo yêu cầu……….